醫療設備信息化管理辦法與規范,有幾家真正做到了呢?
2017-06-23

    近年來,醫院信息化建設飛速發展,全院HIS系統、實驗室LIS系統、影像科PACS系統等專業軟件都在醫院得到廣泛使用。設備科(或醫學工程科)順應時代發展和政策要求,也迎來設備管理信息化的時代。2011年,國家衛生和計劃生育委員會(原衛生部)頒布的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》和《醫療器械臨床安全使用管理規范》中明確要求,各級醫院,尤其是二級以上的醫院應強化醫院醫療設備的管理,并通過信息化管理來提高醫院醫療設備的使用效率和管理效率。鑒于此,各種醫用設備管理軟件紛紛出現,二級以上級別的醫院大部分都已經采購安裝或者準備上馬設備管理軟件的項目。以往研究重點關注管理軟件如何設計和必要性,卻少有人提及如何落到實處和對相關問題的防范。


一、醫療設備管理軟件的問題

 1.軟件使用過程頻繁出錯,運行不暢

     即便是著名品牌廠商開發的相對比較成熟的管理軟件,在運行過程中也頻繁報錯,特別安裝初期,經常出現卡死或者停頓的情況,嚴重影響使用積極性。同時,在流程設置上有些地方不符合醫院實際情況,特別是采購審批流程和設備報修流程與醫院實際審批程序不符。

 2.軟件使用率不高,部分處于閑置狀態

     大部分單位在軟件安裝后實際上很少用到該軟件,多數單位只是用來應付上級檢查,滿足上級主管部門對設備科信息化管理的要求,最多就是用作固定資產登記和管理、供應商及設備相關資料存檔等有限的幾項,其他如采購流程、維修保養流程等內容很少使用,甚至沒有使用。同時,由于醫院各種信息系統數量繁多,臨床科室和院領導無暇顧及,導致使用率嚴重不足。

 3.軟件使用初期管理混亂,甚至管理效率倒退

     部分醫院在軟件實施的初期,設備科和相關業務科室對信息化改造和升級寄予較高的期望,期待著能通過設備管理軟件減輕工作負擔,提高工作效率,但實際執行下來的情況卻讓人頗為失望,管理效率大大降低。一方面是新系統無法及時啟用,部分醫院安裝完后很長一段時間只是空白系統而已,沒有將之前醫院信息系統內的固定資產等數據導入新系統;另一方面是科室的采購需求無法通過管理軟件正常、及時地提交到設備科,或者到了設備科后無法順利提交到分管院領導和院長手上,只能采取傳統方式將紙質報告給到設備科走流程,導致科室采購需求得不到及時滿足,設備和耗材無法及時補充;同樣的問題在設備維護保養方面也存在,導致維修需求得不到及時響應。


二、醫療設備管理軟件使用問題原因分析

 1.醫院需求未得到清晰界定

     從大部分項目實施的過程來看,很少有一個項目能完全按照實施計劃來進行的,而需求變更是項目失敗的最大原因。由于項目前期醫院和軟件公司缺乏充分有效的溝通,醫院具體需求未能得到充分表達,軟件公司按照通用格式進行開發,最終安裝到醫院的軟件勢必和醫院實際情況大相徑庭。更有甚者,部分軟件公司為了節省成本,直接跳過需求確認環節,將為別的醫院開發好的軟件成品直接安裝到不同醫院,而醫院在不知情或者不專業的情況下只能被迫接受,直接導致后期使用不暢,時間長了自然就棄之不用。

 2.準備工作不充分,系統倉促上馬銜接失當

     在部分設備科管理人員看來,有了設備管理軟件就萬事皆休,因此被動等待項目上馬,而忽視了前期準備工作,如醫院網絡的準備,服務器硬件設施、手持終端的購置,固定資產數據按照一定格式導出等。一旦開始軟件管理系統的安裝,才發現準備工作尚未妥當,手忙腳亂中無暇顧及對軟件本身不妥之處的修改等,導致后期無法與臨床科室順利銜接,系統無法發揮應有的效用。

 3.培訓缺乏,操作能力有限

     系統安裝之后,軟件公司會對相關人員進行操作培訓,通常來說,培訓時間為3~5d。由于培訓時間過短,一方面無法保證每個人都充分掌握操作要領,不能形成良好的操作意識和習慣,另一方面也決定了培訓內容無法深入全面,與實際使用過程存在一定差異。因此,雖然通過培訓,相關人員掌握了一些基本操作,但真正用的時候,仍然還會遇到問題。

 4.認識不足,制度無內化

     由于設備管理軟件使用對象不僅限于設備科工作人員,還包括臨床科室和院領導,但這部分人員并不需要對項目直接負責,因此對設備管理軟件的重要性和意義認識難免欠缺,從安裝開始,部分人員就可能不配合。在培訓課上,前來參加的工作人員大多會對軟件抵觸,因為使用軟件無疑增加了他們的工作量,與此同時,軟件操作在一定程度上要求工作人員嚴格遵循操作指令,不能散漫隨意,這就無形中增加了項目落實的難度。

 5.信息孤島的問題

     由于設備管理相對獨立,專業的設備管理軟件雖然可以與HIS系統銜接,但也僅限于數據挖掘和獲取的層面,仍然無法解決同一窗口審批的問題,因此不管是對臨床科室而言還是對院領導而言,都需要打開多個軟件才能進行相應的審批和管理,這增加了相關人員的工作量,分散了時間和精力,對其工作積極性是不小的打擊。系統分散式開發和引進雖然使得設備管理簡單便捷,卻忽略了今后的共享與合作問題,難以形成整體的構架與體系,形成信息孤島,目前類似的專業軟件數量過多,最終的結果仍然是管理效率的低下。


三、改善醫療設備使用方法

 1.組織得當,論證詳細

     設備管理軟件從立項到實施本質上是一個系統工程,需要依靠一個完整的組織來完成的,如果這個組織在管理上是無序的,開發過程是非正式和混亂的,那么很難說這個項目會獲得成功。從這個意義上說,最重要的莫過于如何用一種有效的方式來組織項目,確保軟件開發的高效率。這就需要更加清醒地審視軟件開發中的問題,根據軟件的特點和醫院實際情況進行詳細論證,全面規劃,分步實施,重點突破,效益優先,對項目組進行合理分工,對醫院需求進行合理規劃和整理。

 2.反復溝通,設計無死角

     軟件設計不合理直接造成后期使用的困難,開發過程中醫院與軟件公司的無縫對接與否決定了軟件最終是否能發揮其應有效能。因此,建立溝通的機制和平臺,進行輔助的整體規劃,可以避免實施過程中走彎路。細節是溝通中必須注意的,在溝通過程中應做好工作記錄,對遇到的問題及時填寫問題報告,和軟件公司交換的文件、計劃等都應該統一管理好,這不但有利于需求的清晰表述,如果有了整個工作過程的記錄,在實施完成后進行總結也會非常容易,分析成功或者失敗的原因,今后如何改進和避免等。

 3.準備充分,解決問題

     硬件環境和軟件環境都應該提前布局,避免臨時抱佛腳。首先,在項目負責人的選擇上應該盡量挑選具有基本的網絡診斷與分析問題的能力的人員,至少能對問題作出正確的判斷;其次,要通過與軟件公司的充分溝通了解軟件所需要的硬件環境,避免出現服務器和網絡環境跟不上,或者和其他應用軟件、殺毒軟件發生沖突等問題;最后,要做好準備有一定的容錯能力和預期,有時新安裝的客戶端軟件運行的速度實在令人不滿,用戶登錄就要花費很長時間,甚至還會蹦出如超時、卡頓、死機之類的錯誤,此時若是醫院就此否定軟件本身,或者不置可否留下隱患,勢必影響后期使用,必須正視問題并向軟件公司提出解決問題。

 4.積極動員,強化培訓

     針對相關人員認識不足、積極性不高、操作能力有限的問題,一方面應該通過內部動員積極闡述軟件使用的意義,通過軟件公司盡力展示軟件功能,明確這個功能起到什么效果,能解決什么問題,從而形成共識,使全員積極學習和使用;另一方面應延長培訓時間,深化培訓內容,讓大多數人能熟練掌握操作技能。同時,對軟件公司明確提出后續服務要求,在前兩周或者1個月必須有工程師留在現場或者能全天候及時提供遠程幫助。

 5.形成制度,規范管理

     三分建設,七分管理,這是幾乎所有軟件系統實施的著名原則,我們所使用的設備管理軟件也等同此理。軟件安裝之后,維護和管理制度是關鍵,通過醫院正式發文的形式將設備管理軟件的使用納入信息管理的規章制度中,明確人員分工和工作職責,提出考核體系和指標,形成管理的長效機制,才能確保軟件使用的流暢性,才能做好數據?;?,保證其正確性,防止意外發生。

 6.“云”技術

     “醫療云”,技術帶動管理升級“云”技術是醫院信息化服務的新模式,能夠將醫院業務系統快速部署和統一運行維護,醫院可以通過購買更少的硬件設備和軟件許可,來降低采購成本,通過更自動化的管理降低人力資源成本。更重要的是,醫療云采用的新技術將打通醫院各個專業軟件之間的“信息孤島”,將使區域醫療信息化或更大范圍內的醫療信息互通互聯成為可能,而不再受地域的限制,從而帶動管理模式的升級,將包含設備管理軟件在內的運營管理系統與HIS系統整合起來,真正實現過程管理。